Frecuencia de realización de Copias de Seguridad
Ya hemos hablado de la importancia de las copias de seguridad en otros artículos pero no nos hemos centrado en la frecuencia de las mismas, algo que haremos en esta ocasión.
El artículo 94.1 del Real Decreto 1720/2007 de 21 de diciembre donde se habla de las «Copias de respaldo y recuperación» dice:
«Deberán establecerse procedimientos de actuación para la realización como mínimo semanal de copias de respaldo, salvo que en dicho período no se hubiera producido ninguna actualización de los datos.»
Resaltamos la palabra semanal porque es la frecuencia máxima exigida, todo lo que sea inferior a una semana será mejor, aunque hay que saber gestionarlas para no tener problemas.
Hay que tener en cuenta que una copia de seguridad no sirve únicamente para tener nuestros archivos a salvo, sino también para consultar versiones anteriores a documentos que actualmente no existen.
La periodicidad de realización de copias de seguridad es algo de vital importancia en la empresa. Si hacemos copias con mucha frecuencia de archivos que apenas están en movimiento (guardando versiones) estaremos almacenando información repetida una y otra vez. En cambio, si la frecuencia es muy baja corremos el riesgo de perder información.
Lo recomendable es analizar los archivos que son importantes para la empresa y la frecuencia con la que son modificados. Una vez hecho el análisis, debemos fijarnos en el espacio con el que contamos para realizar las copias en nuestras unidades externas (ya hemos hablado de ellas en anteriores artículos) y hacer cuentas. Debemos tener en cuenta el tiempo que nos va a llevar hacer las copias de seguridad ya que deberían hacerse cuando los archivos no están en uso.
Por lo tanto hay tres factores importantes que debemos combinar con precisión: periodicidad de modificación, espacio de almacenamiento disponible y tiempo.
Cuando hemos analizado nuestros activos dándoles prioridad, podemos intentar evaluar su frecuencia de actualización. De esa forma podríamos plantearnos distintas programaciones de las copias, dando una periodicidad más corta a aquellos datos que cambian con asiduidad frente a otros datos consolidados que apenas cambian.
Nosotros siempre recomendamos ponerse en el peor de los casos. Si la empresa hace una copia semanal, pensemos en un caso hipotético en el que perdemos todos los datos una hora antes de que se haga la copia. Si sentimos que estamos seguros recuperando una copia que hace una semana que no realizamos y podemos recuperar el ritmo de trabajo rápidamente, entonces lo estamos haciendo bien. Si no es así y creemos que nos va a suponer un trabajo extra insertar nuevamente la información, entonces nuestra copia se está haciendo con poca frecuencia.
Tenemos que concienciarnos que hoy en día nuestros datos están en peligro. Virus, fuga de información, intrusos, errores humanos… hay muchos factores que pueden llevar nuestros datos al traste y la copia es la única arma efectiva para estar seguros.
No es comprar el mejor disco duro o el mejor software, sino hacer la planificación correcta para su empresa y llevarla a cabo de manera estricta.
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