Tomar la decisión correcta para la eficiencia y el ahorro de costos.
La oficina digital o libre de papel suena a utopía, trabajo más eficiente, más comodidades para tus clientes, mejor para el medio ambiente… Pero esto requiere de una cuidadosa preparación y toma de decisiones por parte de las empresas.
Los software dedicados a la firma electrónica, son una parte crítica de este sistema. Elegir el software adecuado puede hacernos ahorrar dinero y recursos, pero uno inadecuado puede ralentizar o detener nuestro éxito digital.
A continuación, vamos a echar un vistazo a los siete factores más importantes a la hora de tomar esta importante decisión.
1. Flexibilidad: Habitualmente, las compañías empiezan usando la firma electrónica para dar soporte a una línea de negocio o departamento en concreto. Pero la firma electrónica pasará muy pronto a ser un componente esencial, 100% necesario para cualquier organización. Elegir un software flexible nos ayudará a ahorrar costes de cara a un futuro.
Los puntos más importantes con respecto a la flexibilidad son:
- Múltiples opciones de almacenaje y portabilidad: Fácil de implementar tanto en local como en soluciones basadas en la nube.
Herramientas de integración: Si el software tiene la posibilidad de integrarse en nuestras aplicaciones internas o sistemas de gestión, los documentos serán generados automáticamente por el sistema, evitando acciones manuales por parte de nuestros empleados. - Múltiples métodos de autenticación: Dado que los diferentes procesos digitales requieren diferentes niveles de autenticación, la solución no debe limitarse en las formas en que se autentican los firmantes. Debería ser compatible con correo electrónico, SMS, autenticación estática y dinámica basada en el conocimiento (por ejemplo, preguntas de seguridad), datos biométricos, tarjetas inteligentes y certificados digitales para la autenticación, y permitir una combinación de múltiples métodos de autenticación.
- Múltiples dispositivos: Aunque no sea necesario decir que los clientes y usuarios trabajarán en múltiples dispositivos (computadoras portátiles, PC, tabletas o teléfonos inteligentes), esta capacidad no debe pasarse por alto. La solución de firma electrónica debe hacer más que admitir múltiples dispositivos, el proveedor debe contar con los recursos y la habilidad para poder optimizar la experiencia en todos los dispositivos.
- Legislación de firma electrónica global, múltiples idiomas y ubicaciones de la nube en todo el mundo: Las leyes globales se promulgan para que las firmas electrónicas sean legalmente válidas y aplicables, las compañías que hacen negocios en el extranjero deben buscar una solución y un proveedor que pueda satisfacer sus necesidades de firma electrónica en una escala global. El software debe admitir múltiples idiomas principales de forma nativa, junto con la capacidad de agregar otros idiomas fácilmente cuando sea necesario. Al buscar una solución en la nube, el proveedor debe tener ubicaciones de nube en todo el mundo para la residencia de datos y un alto rendimiento del servicio (latencia mínima de los datos).
- Compatibilidad con múltiples canales: Una solución de firma electrónica debe permitir a los clientes utilizar el producto a través de la Web, en un proceso de ventas minoristas, durante un escenario dentro de la sucursal, de forma remota al realizar transacciones a través de un centro de llamadas o en el campo. La solución debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a las diferentes experiencias de los canales utilizados por los consumidores. Busque un proveedor que haya demostrado ser exitoso con los casos de uso en múltiples canales.
2. El etiquetado de marca blanca: El etiquetado de marca blanca o etiquetado blanco, le da a la organización la capacidad de mantener su propia marca en todo el proceso de firma electrónica. Esto es importante cuando se trata de reforzar la confianza del cliente en la transacción digital y de lograr altos índices de adopción. Dado que el fraude electrónico aumenta casi a diario, los consumidores desconfían de que se les presente una marca de empresa desconocida durante un proceso electrónico, especialmente durante un proceso que requiere que ingresen datos personales en línea. Sin el etiquetado en blanco, un consumidor podría perder la confianza y abandonar el proceso de firma electrónica.
Es importante que una solución de firma electrónica tenga la capacidad de etiquetar en blanco ya que esto permite a una empresa poner su marca al frente y en el centro, antes, durante y después de que los clientes firmen.
3. Facilidad de uso: El software de firma electrónica debe ser muy simple de usar para todos los tipos de usuarios. El objetivo de no usar papel es tener una solución que sea más fácil de usar que el procesamiento de documentos en papel. Si la solución no es fácil de usar, será relegada al cementerio de iniciativas de TI que se han estancado.
- Fácil para los remitentes: La solución debe integrarse con el proceso de negocio existente para que sea intuitiva, rellenar previamente los documentos con toda la información disponible. Si la solución de firma electrónica requiere mucha capacitación especial, entonces una empresa corre el riesgo de perder a uno de los usuarios más importantes: el remitente. Busque características como:
Menús de arrastrar y soltar y menús desplegables que facilitan la preparación y el envío de documentos para su firma. - La capacidad de crear plantillas que puede reutilizar para procesos de firma repetibles para ahorrar tiempo en la preparación de documentos.
- La capacidad de automatizar completamente la preparación de documentos.
- Alertas automáticas que notifican al personal cuando los documentos no se firman a tiempo.
- Capacidad de gestión de transacciones.
Fácil para los firmantes: el proceso de firma también debe realizarse sin ninguna capacitación, como su equivalente en papel. El consumidor debe poder recibir el documento y ser guiado a través de todo el proceso de firma, sin asistencia. El firmante también debe poder realizar sus tareas en cualquier dispositivo: de escritorio o móvil. Busque una solución de firma electrónica que:
- No requiere que los firmantes configuren una cuenta con el servicio de firma electrónica.
- No requiere descargas, complementos ni capacitación.
- Rellena previamente los datos de firma (nombre, título, fecha, etc.) para ahorrar tiempo.
- Avisa a los firmantes si han olvidado firmar o poner sus iniciales en todos los lugares requeridos.
Fácil para los desarrolladores y administradores: El grupo de desarrollo necesita una solución que se pueda integrar fácilmente con las soluciones empresariales existentes. Y el equipo de infraestructura, incluidos los equipos de redes y servidores, no necesita una carga adicional para agregar a sus entornos ya complejos. Busque una solución que ofrezca interfaces de programación de aplicaciones (API) abiertas y recursos útiles, como código de muestra, comunidades de desarrolladores y foros para facilitar la integración de las capacidades principales, como las firmas electrónicas, en las aplicaciones empresariales principales.
4. Pistas de auditoría: Las pistas de auditoría documentadas son un factor crítico a considerar cuando se busca un software de firma electrónica. Una solución de firma electrónica es tan buena como su capacidad para registrar todo el proceso de firma. Todas las soluciones de firma electrónica tienen la capacidad de rastrear lo que se firmó: el contenido, la marca de fecha y hora y la (s) firma (s). Lo que diferencia a las soluciones de firma electrónica es la capacidad de rastrear y reproducir la actividad que rodea a la firma, como las páginas que se muestran al firmante, la ubicación de la firma, junto con las marcas de tiempo de esos eventos durante el proceso de firma del documento.
¿Qué sucede cuando un cliente lleva a su empresa a los tribunales alegando que nunca vieron los términos adicionales en el apéndice de un contrato de diez páginas que firmaron? Tener una solución que solo sea capaz de capturar el evento de firma única y estática no protegerá a su empresa en una auditoría o disputa con el cliente. Para poder demostrar que el cliente vio todas las páginas del contrato, la solución de firma electrónica debe poder registrar todo el proceso y exportar esta evidencia en caso de que sea necesario. Estas capacidades de auditoría también son extremadamente importantes para las industrias reguladas que necesitan proporcionar pruebas documentadas a los organismos reguladores.
Asegúrese de entender cómo y dónde se almacena la pista de auditoría. Si la pista de auditoría se almacena en la nube del proveedor, ¿cómo se verá esta pista de auditoría dos o cinco años después de la fecha de la firma? Incluso si un proveedor ofrece alguna garantía de que almacenará el seguimiento de auditoría por un período de tiempo que cumpla con la política de retención de registros de su empresa, no puede estar seguro de que este proveedor podrá respaldar esta garantía. Idealmente, la pista de auditoría se almacena dentro del documento y, por lo tanto, viaja con el documento a través de su ciclo de vida. El almacenamiento independiente del proveedor del documento final firmado y el registro de auditoría también es una consideración importante.
5. Integración: Casi todas las empresas necesitarán integrar la tecnología de firma electrónica con sus sistemas empresariales. La solución de firma electrónica y el proveedor deben proporcionar una integración rápida con las principales soluciones de software, como Salesforce, y otros sistemas empresariales dentro de una organización.
Aquí es importante que el equipo de TI participe en el proceso de selección y realice su debida diligencia en la solución de firma electrónica. El equipo de TI debe asegurarse de que la solución ofrece interfaces abiertas de programación de aplicaciones (API) y kits de desarrollo de software (SDK) que permiten al personal de desarrollo implementar rápidamente soluciones integradas. Los SDK deben admitir una amplia gama de opciones de integración, incluidos los SDK para lenguajes de programación populares como .NET, Java, APEX, así como entornos iOS y Android. Los proveedores también deben poder proporcionar conectores preconfigurados para paquetes de software populares, código de muestra y soporte para el equipo de desarrollo. El equipo de desarrollo también necesita un lugar para trabajar: observe si un proveedor cobra por los entornos de desarrollo.
6. Automatización: La experiencia de firma óptima se logra con el procesamiento ascendente y descendente para crear un proceso optimizado de principio a fin. La automatización del procesamiento ascendente hace que el remitente sea más productivo al rellenar previamente los documentos con toda la información requerida. Los pasos de procesamiento posterior son a menudo más complicados que simplemente obtener una firma en el documento. La solución de firma electrónica debe ser lo suficientemente robusta como para permitir pasos de procesamiento opcionales, como la captura flexible de datos, la inserción de documentos y múltiples opciones de firma.
Lo importante a tener en cuenta es que la solución de firma electrónica no solo debe automatizar la experiencia de firma, sino que también debe ser compatible con los requisitos de transformación digital más amplios de su organización. Esto incluye la creación de documentos, la autenticación de usuarios, así como la firma y la entrega de documentos en el sistema de registro o bóveda electrónica de la organización.
Asegúrese de ver cómo una solución de firma electrónica es compatible con el equipo de operaciones de TI de la empresa. La solución debe ser supervisada y controlada operativamente, y proporcionar notificaciones y alertas en todo el sistema. Debe admitir opciones como la especificación de múltiples firmantes, tener diferentes flujos de trabajo para los componentes de un documento y otros flujos de trabajo de documentos automatizados más complejos.
7. Identificación y autenticación: El soporte de identificación y autenticación se ha convertido en una capacidad esencial. En los primeros días, el mercado de la firma electrónica se centró en la facilidad de obtener un documento firmado con autenticación básica. Hoy en día, con la mayor cantidad de transacciones realizadas de forma remota, existen riesgos de fraude de identidad, desafíos legales y problemas de validez de autenticación.
Por ejemplo, los bancos a menudo tratan con clientes nuevos que abren cuentas bancarias, así como con clientes existentes a los que venden en forma cruzada servicios adicionales. Si el participante es un «cliente conocido» para el banco, el banco ya tiene la identificación del cliente archivada para autenticar al cliente. Sin embargo, si el participante es un «cliente desconocido», el banco debe tener un método para verificar los documentos de identidad del cliente, como prueba de residencia, pasaporte, licencia de conducir, identificación emitida por el estado u otros documentos de identificación única.
Dependiendo de su caso de uso y las necesidades de autenticación de firma electrónica, el mejor enfoque es buscar una solución que le permita aprovechar una combinación de tecnologías existentes y nuevas que mitigan el riesgo de fraude y repudio. Los enfoques modernos para la verificación de identificación digital utilizando dispositivos móviles para escanear licencias de controladores, pasaportes y documentos de identificación electrónica ahora permiten a las organizaciones verificar identidades para transacciones remotas y sin rostro.
8. Otros factores: No se deben pasar por alto al buscar una solución de firma electrónica y un proveedor para que sea su socio en este viaje digital.
Un factor de selección no abordado anteriormente es el de la seguridad. Esto es de importancia crítica y debe integrarse en todos los aspectos de la solución de firma electrónica. La solución de firma electrónica debe sellar el documento firmado, así como garantizar que los datos estén cifrados en tránsito y en reposo. La autenticación sólida es un componente clave para garantizar la seguridad de la transacción. Además, cuando se utiliza una solución que está en la nube, los datos deben residir en una aplicación que se monitorea continuamente y se somete a auditorías de seguridad rigurosas emitidas por auditores externos. Estos tipos de auditorías hacen que el proveedor de firmas electrónicas sea honesto y garantiza que sus datos y los datos de sus clientes estén seguros en todo momento.
Finalmente, asegúrese de encontrar un proveedor que tenga experiencia y clientes de referencia en su industria. Hacer una investigación antes de comprometerse con un proveedor es altamente recomendable. Elija trabajar con un proveedor que tenga una reputación favorable y duradera entre sus clientes existentes. Un proveedor debe tener un historial sólido que respalde las necesidades únicas de su industria y demostrar un profundo conocimiento de los desafíos que enfrenta su industria. No tenga miedo de pedirle al proveedor que comparta métricas sobre la retención de clientes y las tasas de satisfacción de los clientes. Y no tenga miedo de buscar modelos de precios flexibles que puedan aumentar o disminuir con su organización a lo largo del tiempo.
