Métodos de destrucción de papel
Una de los quebraderos de cabeza que se dan en las empresas es la destrucción segura de la documentación física. Algo aparentemente sencillo pero que no siempre hacemos de manera adecuada para cumplir con lo exigido en el artículo 92.4 de Real Decreto 1720/2007 de 21 de diciembre que dice:
«Siempre que vaya a desecharse cualquier documento o soporte que contenga datos de carácter personal deberá procederse a su destrucción o borrado, mediante la adopción de medidas dirigidas a evitar el acceso a la información contenida en el mismo o su recuperación posterior.»
Para evitar las altas sanciones de la LOPD debemos asegurarnos de que la documentación que contenga datos personales sea destruida de manera que no pueda ser recuperada posteriormente. En este artículo veremos varios métodos totalmente válidos para la correcta destrucción de la documentación.
Destructora de papel
Es el método más habitual en las empresas para la destrucción de papel. Se encuentran en el mercado por precios económicos y muchas de ellas garantizan la correcta destrucción. Los restos de papel podrán ser arrojados a un contenedor de reciclado siempre que el modelo adquirido cumpla con la normativa de destrucción vigente según el nivel de seguridad en función de la LOPD.
Antes de adquirir uno de estos aparatos debemos saber el nivel de seguridad que maneja la empresa para no gastar dinero de más ni adquirir una destructora que no cumpla con lo exigido.
En el artículo «Niveles de destrucción» dejamos claro las categorías de protección y los niveles de destrucción a aplicar a cada una de ellas. Recomendamos su lectura.
Subcontratar una empresa externa de destrucción
Una forma sencilla y segura de destruir la documentación es contratar una empresa que se encargue de esta labor.
El procedimiento suele ser el mismo en todas. La empresa pone a disposición del cliente un contenedor de seguridad para que se almacene toda la documentación que se va a destruir. Cuando el contenedor se llena se procede a su recogida firmando un certificado que garantice la confidencialidad del tratamiento de los datos durante todo el proceso de destrucción.
Debemos solicitar a la empresa su certificación con la norma UNE-EN 15713:2010 (Destrucción segura del material confidencial) para garantizar el buen proceder de la misma con nuestra documentación.
Evidentemente, este método de destrucción tiene un coste pero rara vez es elevado. Se recomienda estudiar las diferentes empresas que existen en el sector y comparar presupuestos.
Métodos caseros
Como métodos caseros más comunes tenemos la destrucción manual, ya sea usando tijeras o con nuestras manos, y la quema de documentación.
Desde el punto de vista de la LOPD, siempre que la documentación quede totalmente destruida e irrecuperable, se estaría cumpliendo. Pero los riesgos de aplicar dichos métodos son muy altos.
Muchas empresas creen que la destrucción manual es efectiva, romper el papel con las manos hasta el punto de no poder reducirlo más, pero no garantizan la no recuperación de los mismos. Siempre quedarán trozos grandes y se está más expuesto a descuidos, por lo que no es nada recomendable hacerlo así. También corremos el riesgo de clavarnos grapas o algún otro elemento de oficina.
Mediante la quema de documentación garantizamos reducir a cenizas los datos, pero es un sistema difícil de controlar. Requiere un espacio adecuado para hacerlo y podría terminar muy mal. No obstante, siguiendo unas medidas de seguridad correctas, es un método válido y efectivo.
Por lo tanto nuestra recomendación en orden de preferencia es en primer lugar la subcontratación de una empresa de destrucción de documentación, la compra de una máquina destructora de papel y por último los métodos caseros.
