Estamos en una época cada vez más digital y muchas empresas orientan sus servicios al trabajo telemático, el llamado teletrabajo.
Además las relaciones personales se realizan cada vez más a través de las redes. Compras, servicios, cualquier actividad que se nos pueda ocurrir realizar ahora tiene una opción online.
El teletrabajo, de cuyas medidas de seguridad hablamos en entradas anteriores, es algo que ya existía y muchas empresas lo practicaban pero la necesidad de la situación actual ha hecho que gran cantidad de organizaciones asuman este modelo de trabajo y con ello su practicidad y utilidad.
Las auditorías, sin importar la naturaleza de la misma, siempre ha requerido de un carácter presencial para garantizar que se da un resultado fehaciente y que hay evidencias de lo que se está diciendo. Es por esto que siempre ha habido cierta reticencia a la hora de aceptar la posibilidad de hacer auditorías de forma remota.
Pero la situación en la que nos encontramos en la actualidad y con la expansión de estos nuevos medios de trabajo, como venimos hablando, hacen posible y viable que estas auditorías puedan llegar a realizarse de manera telemática, por lo menos de manera temporal.
Quién sabe, si esta manera de trabajar ha llegado para quedarse. Lo que está claro es que hay que adoptar una serie de criterios para la realización de estas auditorías online.
Criterios realización auditorías online
Para realizar auditorías online de forma correcta y válidas, siempre dentro de su viabilidad, se deben aplicar unas ciertas pautas que nos llevarán al éxito:
- Los interlocutores de ambas partes deben estar claramente identificados y elaborar una agenda factible. Ellos serán los encargados de resolver cualquier imprevisto.
- La tecnología a utilizar para realizar la auditoría tiene que ser evaluada previamente para darle viabilidad al proyecto.
- Las herramientas utilizadas, deben garantizar el acceso y la visualización de la información. Además de las medidas de seguridad apropiadas para no violar la confidencialidad de los documentos que se están compartiendo. Ambas partes deben testear dichas herramientas antes de ponerlas en marcha.
- Algo básico en cualquier auditoría es solicitar previamente al comienzo la documentación que se necesitará. De esta manera se tendrá a mano todo lo que el auditor puede requerir al interlocutor de la parte auditada.
- Se buscará un lugar común para compartir los archivos utilizados durante el proceso de auditoría. Obviamente, al tratarse de una auditoría en remoto, lo más probable es utilizar espacios virtuales o servicios de nube. Además de las medidas de seguridad pertinentes y los permisos, se debe tener en cuenta que todo servicio online puede saturarse, por lo que se intentará aportar únicamente la documentación que sea relevante.
- Dependiendo del tipo de auditoría, es importante establecer unos tiempos de trabajo que se puedan cumplir y que los horarios se apliquen con diligencia.
- Es necesario probar y testear todas las herramientas y software que se van a utilizar en la auditoría. De esta manera evitaremos espacios en blanco solucionando incidencias técnicas que retrasarán la agenda y no podremos cumplir con los horarios establecidos. Todas estas pruebas se deben realizar con suficiente antelación para poder solucionar cualquier incidencia con tiempo.
- Dependiendo del tipo de auditoría, en algunos casos es conveniente convocar reuniones entre los interlocutores de cada sector para hacerle las preguntas pertinentes. Tantas reuniones como interlocutores, ya que a veces se hacen complicadas las sesiones en remotos si se realizan entre varios interlocutores a la vez.
- Muy importante durante la realización de una auditoría es el clima laboral. Elegir un lugar donde podamos hacer la reunión sin realizar parones en exceso, sin interrupciones ni ruidos. Que tengamos a mano lo que vamos a necesitar durante la auditoría y que no nos tengamos que ausentar durante mucho tiempo para buscar cualquier cosa que nos haga falta.
- Siempre pueden surgir imprevistos. Debido a la situación actual, es probable que la red pueda ir lenta, que los servidores fallen en un momento dado o que un interlocutor no pueda asistir a su cita. Hay que tener un plan B para poder replanificar la situación.
Dado el carácter excepcional de la situación, en lo que se refieren a las auditorías online realizadas por los auditores de Aixa Corpore, es totalmente viable su realización en remoto siempre y cuando haya una colaboración estrecha con la empresa auditada y los datos aportados se hagan con total veracidad y transparencia, aportando los documentos que el auditor requiera vía email o bien por videoconferencia (compartiendo pantalla).
Una vez finalizado el estado de alarma y todos hayamos vuelto a la normalidad laboral, la modalidad presencial seguirá siendo la más aconsejable para la realización de las auditorías, dejando a un lado las auditorías online.
Fuente: AENOR
