¿Por qué debo destruir documentación?
Una de las medidas a implantar para cumplir con la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos (LOPD), es el expurgo de los papeles que contengan datos personales, pero ¿cómo hacerlo? ¿se puede tirar a la papelera? ¿existe alguna norma que nos oriente en la decisión de destruir documentación?
Existe una norma DIN, la 32757-1, que establece una clasificación de cinco niveles relativo al tamaño de las partículas que se generan. Hablaremos de las características de cada nivel en futuros artículos ya que no es el tema que nos ocupa hoy.
Evidentemente cuando hablamos de destruir documentación nos referimos a una eliminación segura e irrecuperable. Tirar un documento a la basura sin haberlo triturado antes es un error lamentablemente muy común que pone en peligro nuestro negocio. Los métodos de destrucción seguros serán tratados en futuros artículos.
El problema de destruir documentación es uno de los más comunes que se plantean en los negocios actuales. Naturalmente tendremos documentos que queramos mantener de forma permanente, sin embargo, mantener ciertos documentos durante más tiempo del necesario puede hacer que nuestra empresa corra riesgos que podríamos evitar fácilmente.
Mantener los documentos durante demasiado tiempo en nuestra empresa nos obliga a conservarlos de manera segura durante toda la vida del mismo, aumentando la probabilidad de pérdida o negligencia por parte de cualquier empleado. Aunque el documento pudiera ser legalmente destruido tendríamos que hacer frente a posibles sanciones por cualquier denuncia derivada de una mala gestión del mismo. Destruyendo el documento cuando legalmente corresponda evitaremos cualquier problema de este tipo.
Debemos conocer en todo momento el tiempo de conservación de los documentos que manejamos. Hay ciertos tipos de documentos, como los informes de auditoría, libros de contabilidad, etc… que debemos conservar permanentemente. Sin embargo, la mayoría de los documentos los podemos clasificar para destruirlos en periodos que van desde 2 hasta 10 años según el tipo de documento.
La mejor manera de cumplir con la ley para no guardar los documentos más tiempo de lo necesario es adoptar un proceso estandarizado para clasificar cada tipo de documento, asegurando que cada uno se mantiene el tiempo que tiene su obligación legal. Para ello se hace necesario mantener un registro que nos indique la fecha de creación del documento y la clasificación que se le ha dado, de esta manera sabremos cuando corresponde destruirlo.
En resumen, una política de conservación de documentos fuerte evitará irregularidades inesperadas, lo que puede ahorrar tiempo y dolores de cabeza si alguna vez surgen problemas legales en el negocio. La mejor manera de cumplir con la ley es seguir una política estricta de conservación y destruir los documentos cuando ya no son necesarios.
En próximos artículos nos centraremos en las categorías de destrucción existentes según la anteriormente mencionada DIN 32757-1, los posibles métodos de destrucción que podemos aplicar para que los documentos sean irrecuperables e incluso los métodos de destrucción para documentos informatizados.
